jawaban UAS ADM. PERKANTORAN

NAMA                                   : RIZKI AMELIA SEPTANTI

NIM                                        : 2010210043

PRODI                                   : ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS                          : ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

MATA KULIAH                  : ADMINISTRASI PERKANTORAN

DOSEN                                  : SUGENG RUSMIWARI

1.] a. Administrasi pada hakekatnya adalah mengerahkan kegiatan-kegiatan kita secara terus-menerus menuju tercapainya tujuan, dan mengendalikan sumber-sumber daya  beserta gerak-gerik pemanfaatannya sesuai dengan peraturan-peraturan dan rencana kita. Administrasi sebagai ilmu pengetahuan (science) baru berkembang sejak akhir abad yang lalu (abad XIX), tetapi adminitrasi sebagai suatu seni (art) atau administrasi dalam praktek, timbul bersamaan dengan timbulnya peradaban manusia. Sebagai ilmu pengetahuan, administrasi merupakan suatu  fenomena masyarakat yang baru, karena baru timbul sebagai suatu cabang dari ilmu-ilmu Sosial. Pengembangan di bidang administrasi  dalam rangka peningkatan kemampuan administratif (administrative capability), bukan saja diperuntukkan dalam lingkungan 1 pemerintahan saja, tetapi juga bagi organisasi-organisasi swasta, terutama dalam rangka pelaksanaan pembangunan nasional. Administrasi sebagai ilmu pengetahuan termasuk kelompok "applied sciences", karena manfaatnya hanya ada apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus dan dalil-dalilnya diterapkan untuk meningkatkan mutu berbagai kehidupan bangsa dan negara. Sedangkan administrasi dalam praktek atau sebagai suatu seni pada jaman modern ini merupakan proses kegiatan yang perlu dikembangkan secara terus menerus, agar administrasi sebagai suatu sarana untuk mencapai tujuan benar-benar dapat berperan seperti yang diharapkan. Siagian (1989) mengungkapkan Administrasi sebagai proses kerja sama bukan merupakan hal yang baru  karena ia timbul bersama-sama dengan timbulnya peradaban manusia. Tegasnya, administrasi sebagai seni merupakan  social phenomenon. Perlu dijelaskan bahwa administrasi sebagai ilmu pengetahuan tidak lepas kaitannya dengan ilmu-ilmu sosial lainnya.

(http://kuliah.ung.ac.id/courses/PIA/document/PDF/PIA_3-4.pdf?cidReq=PIA,26januari 2012)

b. Sumber daya adalah segala apa yang merupakan sumber kekuatan bagi orang yang melakukan usaha atau daya upaya, yakni terutama: manusia (personil), uang, dan alat, pesawat, mesin, gedung dan sebagainya.( Prajudi Admosudirdjo,  1985, H.23).

Sumber Daya yang dapat dioptimalkan adalah sumber daya manusia. Sumber daya manusia atau biasa disingkat menjadi SDM potensi yang terkandung dalam diri manusia untuk mewujudkan perannya sebagai makhluk sosial yang adaptif dan transformatif yang mampu mengelola dirinya sendiri serta seluruh potensi yang terkandung di alam menuju tercapainya kesejahteraan kehidupan dalam tatanan yang seimbang dan berkelanjutan. Dalam pengertian praktis sehari-hari, SDM lebih dimengerti sebagai bagian integral dari sistem yang membentuk suatu organisasi. Oleh karena itu, dalam bidang kajian psikologi, para praktisi SDM harus mengambil penjurusan industri dan organisasi.

(http://id.wikipedia.org/wiki/Sumber_daya_manusia, 23januari 2012)

c. Penduduk Indonesia yang berjumlah besar dapat menjadi modal pembangunan bila memiliki kualitas yang memadai. Hal ini mengacu pada konsep bahwa manusia merupakan pelaku, pelaksana, dan penikmat pembangunan. Artinya, dengan kualitas penduduk yang rendah, maka manusia akan lebih banyak berperan sebagai penikmat dan kurang berperan sebagai pelaku dan pelaksana pembangunan. Untuk mengembangkan sumber daya manusia, perlu juga diingat bahwa ada beberapa hambatan yang tentu akan dihadapi. Secara garis besar hambatan itu ada dua, hambatan dari dalam dan hambatan dari luar. Akan tetapi menurut perhitungan World Bank, untuk negara berkembang seperti Indonesia, hambatan dari dalam lebih besar pengaruhnya. Pada tahun 1971 hingga 1990, kenaikan proporsi penduduk yang berpendidikan cukup baik. Namun kita sadar bahwa angka yang telah dicapai tersebut belum memuaskan. Disamping masih ada sebagian yang belum mengenyam pendidikan formal, kebanyakan usianya lanjut, proporsi yang pendidikannya rendah cukup besar (Sunarto, 1992).

Pemecahan untuk menghadapi tantangan perubahan yang besar tersebut tidak ada cara lain bagi bangsa Indonesia untuk bersaing dengan negara-negara lain dalam penguasaan informasi, teknologi, dan pasar internasional. Cara yang sederhana akan tetapi sukar dan butuh waktu untuk dilakukan adalah mengubah secara mendasar sumber daya manusia Indonesia dengan mengubah potensi yang rendah menjadi sumber daya manusia yang berkualitas tinggi. Selain ituSolus Pendidikan dan Pelatihan. Ada beberapa pengertian yang dikemukakan oleh para ahli yang berkenaan dengan pendidikan dan pelatihan. Notoatmodjo (1992) mengemukakan bahwa pendidikan dan pelatihan adalah merupakan upaya untuk pengembangan sumber daya manusia, terutama untuk pengembangan aspek kemampuan intelektual dan kepribadian manusia. Penggunaan istilah pendidikan dan pelatihan dalam suatu institusi atau organisasi biasanya disatukan menjadi diklat (pendidikan dan pelatihan). Unit yang menangani pendidikan dan pelatihan pegawai lazim disebut PUSDIKLAT (Pusat pendidikan dan Pelatihan). Simanjuntak mengemukakan bahwa pendidikan dan pelatihan merupakan salah satu faktor yang penting dalam pengembangan sumber daya manusia. Pendidikan dan pelatihan tidak saja menambah pengetahuan, akan tetapi juga meningkatkan keterampilan bekerja, dengan demikian meningkatkan produktivitas kerja.

2.] a. Fungsi pengendalian pada pemimpin berasumsi bahwa kepemimpinan yang efektif harus mampu mengatur aktifitas anggotanya secara terarah dan dalam koordinasi yang efektif, sehingga memungkinkan tercapainya tujuan bersama secara maksimal. Dalam melaksanakan fungsi pengendalian, pemimpin dapat mewujudkan melalui kegiatan bimbingan, pengarahan, koordinasi, dan pengawasan. Menurut Yuki (1998) fungsi kepemimpinan adalah usaha mempengaruhi dan mengarahkan karyawan untuk bekerja keras, memiliki semangat tinggi, dan memotivasi tinggi guna mencapai tujuan organisasi. Hal ini terutama terikat dengan fungsi mengatur hubungan antara individu `tau kelompok dalam organisasi. Selain itu, fungsi pemimpin dalam mempengaruhi dan mengarahkan individu atau kelompok bertujuan untuk membantu organisasi bergerak kearah pencapaian sasaran. Dengan demikian, inti kepemimpinan bukan pertama-tama terletak pada kedudukannya daiam organisasi, melainkan bagaimana pemimpin melaksanakan fungsinya sebagai pemimpin.

b. Hipotesis etika, organisasi dan kepemimpinan dapat dipadukan dengan baik dalam sistem dan prosedur administasi perkantoran yang ada. Ketika seorang pemimpin dalam organisasi memiliki etika yang baik dan benar maka sistem dan prosedur akan berjalan efektif.  Penerapan etika dalam sistem dan prosedur, akan membuat organisasi dan jalannya proses kepemimpinan berjalan efektif. Administrasi perkantoran secara tidak langsung telah terlibat juga ketika kita berorganisasi. Sistem dan prosedur pun tidak akan terlepas juga. Oleh karena itu jika pemaduan etika kepemimpinan dalaam sebuah organisasi dapat berjalan dengan lancar dan pas sesuai fungsi masing-masing maka sistem dan prosedur itupun akan berjalan dengan efektif dan efisien.

c. Hambatan untuk menjadikan kantor sebagai rumah kedua adalah sebagai berikut:

- Kondisi kerja yang selalu berada di bawah tekanan
- Ketidakjelasan tugas yang diberikan
- Kurangnya perencanaan kerja
- Adanya ancaman di kalangan karyawan
- Teriakan dan makian para konsumen
- Teman kerja yang selalu mengganggu
- Ketidaknyamanan fisik, seperti suara mesin yang ribut, ventilasi yang kurang dsb.

3. a. Jadi, seseorang yang terlibat didalam suatu organisasi secara tidak langsung juga termasuk kedalam administrasi perkantoran. Sebab jika kita memperhatikan berdasarkan pengertian administrasi menurut The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi
adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan
oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. Dari pengertian tersebut dapat kita kerucutkan bahwa administrasi dan organisasi merupakan dua hal yang saling berkaitan dan saling mengalami ketergantungan. Pengambilan keputusan oleh pemimpin dengan berdemensi pada kebijakan public dapat dikatakan sebagai suatu hal yang cukup bermakna namun dalam pelaksanaan teknis cukup membuat otak berputar hingga puluhan kali. Sebab pengambilan keputusan yang biasa dilakukan oleh pemimpin merupakan kewenangan dari pemimpin untuk memutus suatu hal meskipun tanpa ada kompromi terlebih dahulu. Jadi, pada hakekatnya organisasi merupakan lingkup pengaplikasian dari adminstrasi perkantoran yang dilakukan oleh leader maupun follower  yang pengambilan keputusan tetap pada leader.

b. 1. Pendekatan Sifat. Dalam pendekatan sifat timbul pemikiran bahwa pemimpin itu dilahirkan, pemimpin bukan dibuat. Pemikiran semacam itu dinamakan pemikiran “Hereditary” (turun temurun). Pendekatan secara turun temurun bahwa pemimpin dilahirkan bukan dibuat, pemimpin tidak dapat memperoleh kemampuan dengan belajar/latihan tetapi dari menerima warisan, sehingga menjamin kepemimpinan dalam garis turun temurun dilakukan antar anggota keluarga. Dengan demikian kekuasaan dan kesejahteraan dapat dilangsungkan pada generasi berikutnya yang termasuk dalam garis keturunan keluarga yang saat itu berkuasa.

2. Pendekatan Perilaku Pendekatan perilaku adalah keberhasilan dan kegagalan seorang pemimpin itu dilakukan oleh gaya bersikap dan bertindak pemimpin yang bersangkutan. Gaya bersikap dan bertindak akan tampak dari cara memberi perintah, memberi tugas, cara berkomunikasi, cara membuat keputusan, cara mendorong semangat kerja bawahan, cara menegakkan disiplin, cara pengawasan dan lain-lain. Bila dalam melakukan tindakan dengan cara lugas, keras, sepihak yang  penting tugas selesai dengan baik, dan yang bersalah langsung dihukum, gaya kepemimpinan itu cenderung bergaya otoriter.

3. Pendekatan Kontingensi Dalam pandangan ini dikenal dengan sebutan “One Best Way” (Satu yang terbaik), artinya untuk mengurus suatu organisasi dapat dilakukan dengan paralek tunggal untuk segala situasi. Padahal kenyataannya tiap-tiap organisasi memiliki cirri khusus bahkan organisasi yang sejenis akan menghadapi masalah berbeda lingkungan yang berbeda, pejabat dengan watak dan perilaku yang berbeda. Oleh karena itu tidak dapat dipimpin dengan perilaku tunggal  untuk segala situasi. Situasi yang berbeda harus dihadapi dengan perilaku kepepimpinan yang berbeda. 

c. Menurut Allport (seorang ahli psikologi), kepribadian adalah kesatuan organisasi dinamis dari sisitem psikofisis yang unik (khas) pada diri individu yang turut menentukan cara penyesuaian diri terhadaplingkunganya.  Sigmund freud (1856-1939), seorang ahli psikologi berkebangsaan jerman, menyebutkan bahwa kepribadian (jiwa) dibentuk oleh tiga kekuatan, yaitu id (ech), superego (uber ich), dan ego (ich). Id (nafsu/keinh\ginan)berisikan dorongan primitif yang belum dipengaruhi oleh kebudayaan/hasil balajar, seperti dorongan seks, agresif, amarah, dan hal-hal yang bersifat traumatic. Id berada pada alam ketidaksadaran yang kemunculanya sukar dikendalikan.   Superego  (akal/pikiran sehat) berisikan dorongan-dorongan untuk berbuat baik sebagai hasil balajar terhadap kebudayaannya. Superego berfungsi sebagai filter yang tugasnya menyaring dan mengawasi dodongan-dorongan yang berasal dari id.Ego (perilaku) adalah system energi yang langsung berhubungan dengan dunia luar.  Apabila ego lemah sehingga dikuasai oleh id, maka individu akan mengalami psikopati  (dikuasai oleh dorongan primitif, sehingga suka melanggar norma). Sebaliknya, bilaegodikuasai oleh superego, maka individu itu akan mengalami neurosis (tidak dapatmenyalurkan dorongan primitifnya, sehingga hidupnya merasa tertekan). Begitu pula ketika seorang pemimpin sedang dalam situasi pengambilan keputusan, maka standar yang harus diberikan yaitu sesuai dengan siatuasi yang terjadi ketika itu. Pemimpin pun ketika dia harus ,mengambil keputusan dan orientasinya hanya pada tugas dan fungsinya, itu tidak dapat disalahkan, sebab dengan begitu maka dapat disimpulkan bahwa pemimpim tersebut sadar akan tugas dan fungsinya.

4. a. Pelayanan publik atau pelayanan umum dapat didefinisikan sebagai segala bentuk jasa pelayanan, baik dalam bentuk barang publik maupun jasa publik yang pada prinsipnya menjadi tanggung jawab dan dilaksanakan oleh Instansi Pemerintah di Pusat, di Daerah, dan di lingkungan Badan Usaha Milik Negara atau Badan Usaha Milik Daerah, dalam rangka upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan. Penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan pelayanan publik yang dilakukan oleh pemerintah. Dalam merumuskan, menyusun dan menetapkan kebijakan senantiasa didasarkan pada pendekatan prosedur dan keluaran (out put), serta dalam prosesnya menyandarkan atau berlindung pada peraturan perundang-undangan atau mendasarkan pada pendekatan legalitas. Pengertiannya, dalam proses merumuskan, menyusun dan menetapkan kebijakan, kurang optimal melibatkan stakeholder (pemangku kepentingan di lingkungan birokrasi, maupun masyarakat). Penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan pelayanan publik menurut paradigma good governance, dalam prosesnya tidak hanya dilakukan oleh pemerintah. Paradigma good governance, mengedepankan proses dan prosedur, dimana dalam proses persiapan, perencanaan, perumusan dan penyusunan suatu kebijakan senantiasa mengedepankan kebersamaan dan dilakukan dengan melibatkan seluruh pemangku kepentingan. Tugas anggota dalam suatu organisasi baik itu follower ataupun leader adalah memberikan pelayanan yang baik pada publik agar tercipta suatu keharmonisan dalam berorganisasi dan bila dalam ruang lingkup yang besar maka dapat mencapai suatu pemerintahan yang baik.

b. Bila berdasarkan pada konsep diatas, pengembangan karir dapat dilakukan dan dapat berjalan dengan efektif. Sebab jika kita perhatikan lagi terkait konsep tersebut ” tugas anggota organisasi mulai dari Top............Good Governance”, kita dapat mengambil suatu simpulan bahwa anggota organisasi (Follower&Top Leader) menyadari akan posisi, peran dan fungsinya. Oleh karena itu, suatu pelayanan prima atau pelayanan yang sebaik-baiknya dapat dilakukan dengan efketif dan sesuai dengan tujuan utama. Dan puncak dari keberhasilan pelayanan prima tersebut yaitu good organization dan good governance. Jadi, pada intinya konsep diatas cukup bagus.

c. -